每當(dāng)新建一個(gè)PPT文檔,或是新加一頁(yè),總會(huì)有這樣一些文本框提示出現(xiàn)——“點(diǎn)擊此處添加標(biāo)題”、“點(diǎn)擊此處添加文本”。 于是,也總是有這么一類人,他們極不喜歡這樣的提示,每當(dāng)遇到,就有一種自己被鄙視、被愚弄的感覺。心里說(shuō),“我又不是傻瓜,干嗎要你提示!”

     于是乎,他們毫不猶豫地刪掉這些框子，望著一干二凈的版面想：“我要在一張完全嶄新的白紙上作畫”。而后,按下自建文本框按鈕,仔細(xì)在PPT上畫出屬于自己的文本框,再鍵入自己的文字。這是PPT應(yīng)用中非常嚴(yán)重的錯(cuò)誤之一,而我每次講課做調(diào)查,也總是幾乎有一成多學(xué)員會(huì)舉手確認(rèn)，表示正是這樣做的。

      微軟在PowerPoint中預(yù)置這樣的文本框，不是認(rèn)為用戶傻、更不是自己傻，而且一種規(guī)范，定義了這種版式規(guī)范后，可以許多方便，大大提高效率。

1.在大綱視圖，如果我們都是自建文本框，則大綱視圖什么也沒有；如果是在版式默認(rèn)的文本框內(nèi)輸入文字，則在大綱視圖的相應(yīng)位置也會(huì)有顯示，方便全局預(yù)覽；

2.在規(guī)范版式內(nèi)的文字都可以統(tǒng)一進(jìn)行字體、字號(hào)、顏色等格式修改，只要進(jìn)入母板，改動(dòng)一次，整個(gè)PPT的相應(yīng)位置都會(huì)完成統(tǒng)一的改動(dòng)，效率大大提高；

3.規(guī)范版式內(nèi)的文字信息還可以一次性導(dǎo)出到WORD文檔，非常方便，而自己?jiǎn)渭拥奈谋究騽t不能；

4.當(dāng)我們?cè)O(shè)置超鏈接到某一指定的屏?xí)r，如果是應(yīng)用規(guī)范的版式，則會(huì)看到標(biāo)題文字的提示；否則只有編號(hào)，沒有標(biāo)題文字，用起來(lái)就很不方便。

原來(lái)在聯(lián)想工作時(shí)，每個(gè)季度都要和事業(yè)部的同事向總裁室匯報(bào)工作，曾經(jīng)往往是在匯報(bào)之前發(fā)現(xiàn)一些格式不合適需要調(diào)整，因?yàn)槭欠诸^匯總的報(bào)告，有的人沒有用規(guī)范版式，不得不一屏一屏逐一修改調(diào)整，搞地好不緊張。

所以，千萬(wàn)不要另起爐灶，刪掉默認(rèn)版式中的文本框自己另畫。

      一定要先在默認(rèn)的版式列表中選擇和內(nèi)容匹配的版式，再輸入相應(yīng)的內(nèi)容信息。定可以事半功倍，大大提高效率。

當(dāng)然了，也不是絕對(duì)不可以添加文本框，一些特殊的需求情況下，文本框也自有其用途。畢竟PPT只是工具，工具是死的，但人是活的。凡事看目的、講效率，自然會(huì)有好效果。