第一類是：不需要PPT卻非要用；第二類是：用PPT代替WORD用。這兩個問題非常重要，所以必須澄清。

關(guān)于第一個問題，有個非常經(jīng)典的笑話，說有一個銷售人員在向一些客戶介紹產(chǎn)品，當(dāng)講到一少半的時間，有客戶打斷問：“請問購買程序是怎樣的？”銷售人員說回答：“請稍等我后面會講到。”又過了一會兒，那個客戶再次打斷他：“請問我想買該找誰？”銷售人員回答：“好的，請等我做完演示，最后我會把聯(lián)系人告訴大家。”這時候，在一旁的銷售經(jīng)理看不下去了，他對大家說：“請準(zhǔn)備購買的客戶跟我到這邊來辦理。”于是，幾個客戶站了起來，跟隨銷售經(jīng)理一起去辦手續(xù)。這個故事是想說明，用PPT做產(chǎn)品演示、銷售推廣，不過是手段，如果已經(jīng)達(dá)成目的，就沒有必要繼續(xù)在手段上糾纏，而是該立刻行動才對。

第二個情況與我昨天培訓(xùn)中遇到的情況有關(guān)。這些學(xué)員來自同一家單位，他們經(jīng)常需要向客戶提交項(xiàng)目建議書，這些項(xiàng)目建議書都是PPT演示稿的形式，可能會講解，也可能不需要。這種做法即是對PPT的誤用，微軟開發(fā)出不同的辦公軟件，最常用的三劍客“WORD、PPT、EXCEL”功能功用各不相同、各有專長。PPT的全稱是PowerPoint，其字面意思是“使要點(diǎn)更有力量”，有讓重點(diǎn)突出的含義。微軟給PPT起的中文名稱是“演示文稿”（也可以叫做“幻燈片演示文稿”），它的作用就是在做PRESENTATION（演示、演說、演講、展示、呈現(xiàn)等）時使用，是幫助演講者提升視覺表達(dá)效果的工具。因此，拿PPT當(dāng)WORD用，實(shí)在是非常不當(dāng)?shù)淖龇ā?nbsp;

倒不是說PPT不可以當(dāng)WORD使，而是說因此導(dǎo)致的幻燈片演示失敗，實(shí)在是將錯就錯而一錯再錯結(jié)果，太過可惜。試著打這樣一個比方，你經(jīng)常用車（PPT）、船（WORD）運(yùn)送貨物（傳遞的各種信息），對你而言，可能很多情況下車或船都能到達(dá)目的地，你也習(xí)慣了總是使用車做裝載運(yùn)輸，但如果有一天，你在途中得知，目的地只需要通常是車上裝載的貨物（PowerPoint特質(zhì)的信息，而不是WORD長篇大論的信息），你會發(fā)現(xiàn)，自己已經(jīng)陷于一個非常被動的境地。

而在現(xiàn)實(shí)的商務(wù)演示的活動中，“WORD搬家”即是類似的錯誤重現(xiàn)。做為視覺認(rèn)知溝通工具，在商務(wù)演示環(huán)境中，對于每一屏投放在瑩幕上的內(nèi)容，都有其特定的規(guī)則要求，大段文字的重復(fù)照搬，絕對是非常不明智、非常失敗的做法。而正確的做法則是執(zhí)行“KISS”原則，即每一屏只表達(dá)一個核心意思，只留關(guān)鍵詞，去掉修飾性的形容詞副詞，去掉多余的標(biāo)點(diǎn)符號，只要關(guān)鍵詞組合成短句子，要只留一行不要回行，等等。

此外，涉法把文字表述的概念轉(zhuǎn)化為圖形表達(dá)，這個或許有一定難度，卻是非常有意義，也最有意思，以后有機(jī)會再寫。