1、增加更多可取消操作數(shù)。
所有的Office用戶都知道“編輯”“撤銷”命令(Ctrl-Z)能夠撤銷最后一步操作。如果點(diǎn)擊“撤銷”圖標(biāo)旁邊的下拉箭頭,還能允許你撤銷若干次操作以回到早先的工作狀態(tài)。在默認(rèn)情況下PowerPoint最多允許你撤銷20次操作,但實(shí)際上你可以把這個(gè)上限提高到150次。選擇“工具” “選項(xiàng)”,然后點(diǎn)擊“編輯”標(biāo)簽。在“撤銷”區(qū)域的“最多可取消操作數(shù)”字段輸入你想要的數(shù)值(從3到150均可),然后點(diǎn)擊“確定”退出。需要注意的是,當(dāng)你增加PowerPoint的最多可取消操作數(shù)時(shí),它所占用的PC內(nèi)存也會(huì)隨之增加。
2、重復(fù)利用你以前的作品。
如果你在以前的演示文稿中已經(jīng)做過(guò)相同或者類似的幻燈片,在新的演示文稿中完全可以利用以前的成果,而不需要從頭再來(lái)一遍。你可以把以前的演示文稿中的幻燈片直接插入當(dāng)前的演示文稿。首先,在“幻燈片瀏覽視圖”中顯示當(dāng)前的演示文稿。用鼠標(biāo)點(diǎn)擊你所要插入新幻燈片的位置,選擇菜單中的“插入” “幻燈片從文件”打開(kāi)一個(gè)“幻燈片搜索器”對(duì)話框。在“搜索演示文稿”選項(xiàng)卡中輸入文件名(或者用瀏覽方式找到它),然后按Enter鍵。點(diǎn)擊你想要插入的幻燈片,然后按“插入”按鈕?! ?nbsp;
另外,你還可以點(diǎn)擊“插入所有”按鈕把該演示文稿中的所有幻燈片一次性全部插入當(dāng)前文稿。
3、應(yīng)用多個(gè)模板。
在很早以前,每個(gè)演示文稿只能使用一個(gè)設(shè)計(jì)模板,現(xiàn)在已經(jīng)沒(méi)有這種限制;你可以在一個(gè)演示文稿中應(yīng)用任意多個(gè)模板。比如,你可能會(huì)應(yīng)用第二個(gè)模板來(lái)引入一個(gè)新的話題或者引起觀眾的注意。
為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo),你需要在“普通視圖”中顯示該演示文稿,并且讓標(biāo)記區(qū)域也顯示在屏幕左側(cè)。在“幻燈片”標(biāo)記中,點(diǎn)擊你想要應(yīng)用模板的一個(gè)或多個(gè)幻燈片圖標(biāo)。從菜單中選擇“格式” “幻燈片設(shè)計(jì)”(或者直接點(diǎn)擊“設(shè)計(jì)”按鈕)來(lái)顯示“幻燈片設(shè)計(jì)”任務(wù)窗格。選中你想要應(yīng)用的模板圖標(biāo),然后點(diǎn)擊模板圖標(biāo)右側(cè)的下拉列表箭頭,并選擇“應(yīng)用于選定幻燈片”。
4、導(dǎo)入文檔。
如果你想在演示文稿中輸入的文字已經(jīng)存在于Word文件,就不需要再手工輸入一遍。你可以在PowerPoint中直接打開(kāi)那個(gè)Word文件。你也許需要對(duì)導(dǎo)入的文檔進(jìn)行一些格式上的調(diào)整,但這肯定比你手工輸入這些文字要方便得多。一個(gè)提示:如果原來(lái)的Word文件使用了大綱標(biāo)題,導(dǎo)入的效果是最好的?! ?nbsp;
首先在PowerPoint中選擇“文件” “打開(kāi)”。在“打開(kāi)”對(duì)話框中,點(diǎn)擊“文件類型”右邊的下拉箭頭,然后選擇“所有文件”。雙擊你想要在PowerPoint中打開(kāi)的Word文檔。它會(huì)像打開(kāi)新的演示文稿一樣被打開(kāi)。
5、使用“自動(dòng)調(diào)整”按鈕。
如果在一張幻燈片中出現(xiàn)了太多的文字,你可以用“自動(dòng)調(diào)整”功能把文字分割成兩張幻燈片。點(diǎn)擊文字區(qū)域就能夠看到區(qū)域左側(cè)的“自動(dòng)調(diào)整”按鈕(它的形狀是上下帶有箭頭的兩條水平線),點(diǎn)擊該按鈕并從子菜單中選擇“拆分兩個(gè)幻燈片間的文本”。
6、輸出數(shù)據(jù)到Word文檔。
有時(shí)候你需要把演示文稿以文字的形式分發(fā)給同事或客戶,此時(shí)把演示文稿輸出為Word文檔是最好的方法?!?br style="padding: 0px; margin: 0px; list-style: none; outline: 0px;" />
在PowerPoint中,選擇“文件” “發(fā)送” “Microsoft Word”。在“發(fā)送到Microsoft Word”對(duì)話框中選擇你想要在Microsoft Word中使用的版式。比如,你可以選擇“只使用大綱”來(lái)創(chuàng)建僅帶有文字的文檔;選擇“空行在幻燈片旁”則可以創(chuàng)建一系列帶有注釋行的幻燈片縮略圖。在你選擇好版式之后,點(diǎn)擊“確定”按鈕把演示文稿發(fā)送給Word。
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